Généralement, le choix de l’open space au travail se justifie par des raisons économiques, car il permet un gain d’espace non négligeable. Mais cet aménagement de bureaux ne doit pas se faire au détriment de l’efficacité au travail.
Bruits et nuisances visuelles contribuent à la déconcentration et accentuent l’état de stress des salariés. Pourtant, il suffit de mettre en œuvre quelques astuces pour y remédier et faire de l’open space un espace de travail collectif efficient. Voici quelques conseils pour vous guider.
Le choix des couleurs est primordial car elles peuvent transformer une pièce en un endroit agréable à vivre… ou bien l’inverse. Une règle simple vous permettra de ne pas vous tromper : restez neutre. N’oubliez pas qu’une fois les couleurs apposés aux murs et aux sols, vous devrez les supporter un long moment.
Si les tons pastels ne séduisent pas toujours au premier coup d’œil, ils offrent l’avantage de ne pas perturber la concentration. De plus, à défaut d’enthousiasmer tout le monde, vous ne prendrez pas le risque d’en léser certains en optant pour des couleurs passe-partout. Car soyez sûr que le rouge criard ou le violet fluo n’emporteront jamais l’adhésion de tous.
Le bruit est la première source de nuisance en open space. Pourtant, il est possible de l’atténuer considérablement grâce à certains matériaux utilisés aux sols, murs et plafonds. Car si une partie du bruit que vous entendez provient de sa source, « le plus souvent la majeure partie se constitue de bruits réfléchis ».
Si l’open space est un espace partagé, le poste de travail reste strictement individuel.
Décorer l’espace collectif en disposant en divers endroits des plantes, par exemple. « Cela donnera de la vitalité et une impression de bien-être aux collaborateurs ».
Arrondir les angles afin d’apaiser les tensions au travail prend tout son sens en open space. Car des meubles aux contours pointus peuvent « mettre mal à l’aise ». Tout simplement parce que leurs coins semblent menaçants lors des déplacements. Bien sûr, cela ne vous oblige pas à remplacer vos bureaux rectangulaires par des tables rondes. Au contraire, celles-ci ne doivent pas sortir des espaces collectifs comme la salle de réunion. Optez simplement pour des meubles aux angles arrondis.
Gardez à l’esprit que l’open space permet de se montrer flexible et de s’adapter à des besoins ponctuels comme l’ajout temporaire d’un bureau. Préférez donc des meubles peu encombrants et facilement déplaçables.
Le positionnement des bureaux contribue au gain ou à la perte de concentration des collaborateurs. Les distractions en open space sont déjà nombreuses, alors inutile de tenter les collaborateurs en les plaçant face au rigolo de service ou devant la porte du bureau du patron.
Quelques règles pour limiter les perturbations. Il vous faut aussi éviter de les placer les uns en face des autres, car un contact visuel direct pousse à la déconcentration. Enfin, essayez de ne mettre personne dos à une fenêtre, pour éviter les reflets, ou derrière une porte, dont les ouvertures continues dérangeraient.
S’il reste central, l’open space n’est pas le seul espace de travail auquel peuvent accéder les collaborateurs. Au cours d’une même journée, une personne peut avoir besoin de s’isoler pour téléphoner, de recevoir une personne ou encore de tenir une réunion informelle avec quelques collaborateurs sans se sentir contraint par la présence de ses collègues.
Un open space intelligent se construit en tenant compte des exigences de confidentialité et de fonctionnement collectif de tous ». Veillez donc à ce que des boxes et une salle de réunion connexes à l’open space soient accessibles pour tout le monde.
L’open space est déjà occupé par plusieurs bureaux et meubles d’appoint, les zones vides se font donc rares et chères. Pourtant, maintenant que vos collaborateurs sont placés, il vous faut encore intégrer les armoires de dossiers et les placards de fournitures.
Souvent volumineux, ces meubles de rangements ont tendance à polluer l’espace. Essayez de les disposer le long des murs pour limiter l’encombrement et faciliter la circulation. Quant aux armoires, il est préférable de les fermer comme un meuble. Cela permet de masquer le désordre éventuel et donne à l’espace un aspect soigné.
